Zeitmanagement



Was ist Zeitmanagement ? Zeit managen - aber wie ?

Das Zeitmanagement hilft Ihnen nicht nur dabei, Zeit zu gewinnen, sondern es unterstützt Sie auch dabei, die wirklich wesentlichen Dinge zu erledigen. Dadurch können Sie erfolgreicher und zufriedener werden. Zeit richtig zu managen ist eins der wichtigsten Aufgaben für Führungskräfte. Wer wünscht nicht, Zeit zu sparen, um effizienter arbeiten zu können? Der Tag hat für viele zu wenig Stunden.

Zeitmanagement bedeutet systematisches und diszipliniertes Planen der eigenen Zeit, um auf diese Weise Zeit zu sparen, sodaß mehr Zeit für die "wichtigen" Dinge in Beruf und Freizeit bleibt.
Zur Bewertung der Zeitplanung sind folgenden Fragen nützlich:
* Entspricht die Zeiteinteilung meinen Vorstellungen?
* Entspricht der Zeitaufwand für die einzelnen Tätigkeiten ihrer Wichtigkeit?
* Ist der Zeitaufwand den Tätigkeiten angemessen?
* Stehen Arbeitsphasen, Pausen und Freizeit in einem richtigen Verhältnis zueinander und folgen sie sinnvoll aufeinander?
* Ist der Zeitplan ausreichend flexibel und realistisch?
* Gewinne ich durch die Zeitplanung befriedigende Arbeitsergebnisse und arbeitsfreie Freizeitphasen?
* Wende ich zur Arbeitsbewältigung geeignete Arbeitsmethoden an?

Warum ist Zeitmanagement wichtig
Zeitanalyse
Vorteile einer Zeitplanung

Für einen sinnvollen Zeitplan benötigt man Termine. Man wählt aber die Zeit für das Erledigen der Aufgabe nicht zu knapp, da sonst der Zeitplan bei Zeitverzug völlig durcheinander gerät. Zu Beginn wird man sich mit der Zeiteinteilung oft verschätzen. Dabei ist es wichtig, aus den Fehleinschätzungen für die Zukunft zu lernen. Im Zweifelsfall ist es sinnvoller, mehr Zeit einzukalkulieren. Wichtig ist es, in den Zeitplan Pufferzeiten einzubauen, da man immer damit rechnen muß, bei der Erledigung der Aufgaben unterbrochen zu werden.

Warum ist Zeitmanagement wichtig
Wer heute im Beruf erfolgreich sein will, muss selbst in angespannten Situationen die eigenen Ressourcen systematisch und klug managen. Wir zeigen Ihnen, wie gut Sie Ihre Zeit im Griff haben und wie Sie sich besser organisieren können. Die wichtigsten Ansatzpunkte dazu sind, die Zeit optimal zu planen, Prioritäten zu setzen und "Zeitfresser" zu eliminieren. Man unterscheidet deshalb verschiedene Haupt- und Nebendisziplinen des Zeitmanagements. Häufig wird Zeitmanagement auch synonym mit dem Begriff Arbeitsmethodik gebraucht. Durch Zeitplanung werden Sie die Ihnen zur Verfügung stehende Zeit sinnvoller verbringen.

Zeitanalyse - Anfertigen von Tagesplänen
Damit Sie Ihre Zeit sinnvoll planen können, sollten Sie sich zunächst einen Überblick über Ihre Zeitressourcen verschaffen und eine Analyse des Ist-Zustands vornehmen.
Dazu beobachten Sie Ihre Tagesabläufe. Am besten notieren Sie stündlich, welche Tätigkeit Sie gerade verrichtet und wie viel Zeit Sie dafür benötigt haben. Besonders wichtig ist, dass Sie alles sehr genau aufschreiben, denn nichts was Sie Zeit kostet ist unwichtig. Achten Sie darauf, dass Sie sich durch die Beobachtung nicht von Ihrem normalen Tagesablauf abbringen lassen, denn das würde wiederum die Ergebnisse verfälschen.
Wenn Sie Ihre Selbstbeobachtung beendet haben, können Sie aus den verschiedenen Tätigkeiten Kategorien bilden und diese tabellarisch auflisten. Zusätzlich tragen Sie ein, wie viel Zeit Sie für die jeweilige Tätigkeit benötigt haben. Sie könen dann z. B. für eine Woche die Summe der Stunden und daraus den Durchschnittswert errechnen. Selbstverständlich könen Sie diese Tabelle um beliebig viele Kategorien erweitern. So haben Sie eine perfekte Übersicht, was Sie tun müssen. Nehmen Sie sich nicht zu viel vor. Planen Sie bis max. 60% Ihres Tages aus und lassen Sie die restlichen 40% offen für unerwartete Arbeitseingänge.

Vorteile einer Zeitplanung Zeitmanagement und Zeitplanung wendet sich in erster Linie an Menschen mit unstrukturierter Arbeitsweise, also Menschen, die nicht als Sachbearbeiter immer wieder dasselbe tun, sondern an Menschen, die beispielsweise als Führungskraft oder bei Projektarbeit immer wieder andere Tätigkeiten haben, die sich also an Zielen und Terminen orientieren müssen. Ihre Planung sollte grundsätzlich schriftlich erfolgen. Sortieren Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit und vergeben Sie danach die Priorität der Aufgabe. Dringende Aufgaben haben einen festen, in der Regel sehr nahen Termin, an dem Sie abgeschlossen werden müssen. Wichtige Aufgaben sind von Ihren Auswirkungen und Folgen her gewichtig. Dringende Aufgaben sind z.B. Präsentationen, Vorbereitungen für Kundentermine, Deadlines, usw. Wichtige Aufgaben sind eher strategischer, langfristiger und präventiver Natur. Überlegen Sie sich nun zu jeder Aufgabe, wie lange Sie schätzen, dafür zu brauchen. Aber Vorsicht: Schätzen Sie nicht zu knapp. Wenn Sie zu knapp kalkulieren, geraten Sie später mit Ihrem Zeitplan völlig durcheinander. Planen Sie dann auch, wann Sie anfangen und wann Sie fertig sein wollen. Eine Planung ohne Termine ist kein Planen, sondern nur ein Vornehmen.

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